Moderne email…

Du har sikkert flere programmer installeret på din computer, der kan håndtere email – måske bruger du endda et af dem, men det er jeg holdt op med for længe siden – cirka da smartphones rent faktisk begyndte at blive smarte.

postboxProblemet er de fleste mailprogrammer er, at de er tænkt “gammeldags”. De passer til en tid, hvor computeren var der, hvor man håndterede email og man satte sig hen til computeren, når man ville tømme sin mailboks. Med smartphones, tablets og adgang til flere forskellige computere gennem dagen, så er min mailboks ikke længere, noget, som jeg gør en cermoni ud af – jeg sætter mig ikke hen i det digitale posthus og tømmer indbakken. Mail er blevet noget, som man kigger på, når det passer en – og fra den digitale dims, som man sidder med.

For mit eget vedkommende er det blevet Gmail, som jeg har samlet min private/personlige post på, men det kunne princippielt lige så godt have været Outlook.com, Yahoo’s mail eller flere af de andre store mail-udbydere – de er mere eller mindre ens i funktionalitet og virke.

Den første grund til at flytte posten “ud i skyen” var at få et samlet sted, hvor email kan håndteres. Jeg vil kun rydde op en gang, i det der kommer ind, og når jeg har slettet uinteressante ting fra mobiltelefonen, ønsker jeg aldrig at se dem igen.

Den næste grund er, at jeg gerne vil være sikker på, at have adgang til hele mailarkivet – både modtagne og sendte mails – overalt. Hvis jeg mangler en mail, så vil jeg ikke skulle huske hvor den landede, skulle hjem til en stationær pc for at kunne søge den frem –  det skal kunne ske fra alle digitale assistenter – og med den gratis plads, som de fleste mailudbydere tilbyder, er det intet problem at have alt interessant liggende i skyen.

Når ens mail arkiv ligger i skyen, så betyder det ligeledes, at man ikke risikerer, at de sidste 10 års mail forsvinder, fordi ens harddisk dør og det først var i morgen, hvor man havde planlagt at lave backup af sine data.

Der er sket meget med “moderne webapps” og blandt andet har de fleste webmail-apps indbygget masser af tastaturgenveje, så det at betjene webmailen uden mus, er lige så enkelt som var det et program installeret på maskinen. I Gmail skal man slå genvejene til under indstillinger (Settings -> General -> Keyboard shortcuts). Når man har gjort det, så kan man fremover ved at trykke på “?” (på tastaturet) få en lille oversigt frem, hvor alle genvejene står (det gælder i øvrigt for de fleste Google Apps).

Det er naturligvis ikke problemfrit at lægge alle data ud i skyen. Selvom jeg grundlæggende tror på, at Google, Microsoft og andre, der håndterer tusindvis af mailbokse, er bedre til at sikre backup, opdateringer og grundlæggende sikkerhed, så påtager man sig naturligvis også selv et ansvar for at sikre, at man har beskyttet sin mail så godt, som man kan. Ens password er nød til at være “ugætteligt” og tilbydes såkaldt “2 faktor” login, så slå det også til. Det giver meget bedre beskyttelse af dine data.

Det er snart mange år siden, at jeg har haft et mailprogram installeret lokalt (som jeg har brugt). Det tog lidt tid at vænne sig til det at mail foregik i en browser og at lære genvejene, så “brugbarheden” var på niveau med det jeg var vandt til, men da det først var sket, så har jeg aldrig overvejet at gå tilbage.

Hvis du stadigt bruger Outlook Express, Eudora, Thunderbird eller andre lokale mailprogrammer, men henter mailen et sted, der har en fuldgod webmail, så prøv kun at bruge webmail’en i en uge eller to, og se om du har brug for det lokale mailprogram eller ej.

Til GMail og Chorme browseren findes er i øvrigt en såkaldt “Chrome App til GMail“. Med denne fungerer Gmail’s webmail lidt mere som en App (eller et traditionelt mailprogram) i selve grænsefladen. Man kan arbejde uden at have internet forbindelse, i det kan gemme modtagne og skrevne mails lokalt og synkronisere mod Gmail, når internet forbindelsen er tilbage.

På tablets og smartphone bruger jeg stadigt Apps til at håndtere posten. De er dog fra starten bygget til at være en dedikeret “frontend”, og antager, at al mail ligger tilrådighed på en server, hvorfor det at bruge en app – skifte den ud, hvis man måtte ønske – er en mindre udfordring.


 

protocol_handler_symbolTip: Hvis du har droppet det klassiske mailprogram, og bruger en webmail hele tiden, så er her et lille bonus tip, der kan gøre det endnu lettere. På nogle sites – som f.eks. Google’s GMail, finder du til højre i adresse linjen et underligt lille ikon (nærmest et 8-tal, der ligger ned). Hvis du klikker på dette, så tilbyder Gmail at håndtere såkaldte “mailto” links for dig i browseren. Det er de steder, hvor når du klikker på noget (typisk en emailaddresse) så åbner et mailprogram og er klar til at sende besked til en modtager.

Gmail for begyndere

Gmail_logoOver de seneste år er der mange, der ikke længere benytter den mailbox, der følger med deres internet abonnement. Hvis du blot selv er gået igang med at bruge gmail, uden nogen nærmere introduktion, så er her lige et par tips til nogle af de ting, der er anderledes ved Gmail end fra en “klassisk email konto”.

Du behøver ikke et mail program

For at bruge gmail behøver du ikke at have et mailprogram installeret. Oplevelsen i deres web interface er efterhånden fuldt på høje med de fleste mailprogrammer, og ofte kan det nogle ting, som du ikke kan via et almindeligt mailprogram.

Hvis ellers du benytter webmail udgaven af Gmail, så behøver du ikke have anden software (thunderbird, apple mail eller lignende) installeret, konfigureret og holde opdateret.

Gmail har i øvrigt en masse tastaturgenveje indbygget – præcis som et “almindeligt” program. Du kan se alle genvejene ved at trykke på “?” når du står i Gmail. Hvis de ikke virker, så er det fordi de skal slåes til under indstillinger/settings.

Du kan bruge det overalt

For få år siden havde man sin computer, som det eneste sted, hvor man læste og besvarede sin mail. Når det var tilfældet, så virker den “POP Mail” som man får via de fleste mail udbydere fint. Det går desværre ofte lidt i stykker, når man også læser (og besvarer) mail fra ens smartphone, tablet og hvad der i øvrigt bruges til at håndtere mail med.

Når man bruger GMail, så er det som udgangspunkt samme “postkasse” man kigger ind og hvor ens mail gemmes – uanset om man bruger webmail, en app til smartphones, til iPad eller til en Android tablet. Når man læser, sender og sorterer mail, så er det samme mail-bunke man kigger i, og alle opdateringerne slår igennem alle steder, hvor man bruger sin gmail.

Du har flere forskellige indbakker

GMail har forskellige måder den kan vise din indbakke, og den “klassiske visning”, hvor mails blot vises i den rækkefølge, som de er ankommet, er måske ikke den bedste for dig.

Screen Shot 2014-01-06 at 23.18.23

Du finder de forskellige visninger ved at køre musen hen over “Indbakken” (eller inbox hvis du kører Gmail på engelsk), så er der en lille trekant i højre side, du kan klikke åben. Her er de forskellige indbakke-visninger listet og når du kører musen hen over de enkelte, får du en kort forklaring på hvordan den viser mails.

Labels er foldere/mapper… en slags

Gmail har ikke rigtigt mapper, som man kan sortere mails i. Gmail bruger i stedet labels. De virker på en lang række punkter præcist som mapper og kan være arrangeret i hierarkier.

En af de ting, der er anderledes, er at samme mail, kan have flere labels, og det vil således se ud, som den ligger i flere “mapper” (altså vises, når man kigger på mails med en given label). Der er dog tale om præcis samme mail, så hvis du sletter den, forsvinder den helt – med alle sine labels.

Husk at Gmail har arvet en stærk søge funktion fra Google, så tit har man ikke brug for ret mange labels, for at kunne finde en mail igen. Du behøver ikke at lave labels for en given sender, da en søgning efter mails sendt fra vedkommende, kan give dig præcist samme resultat.

Du behøver ikke at slette mail

For helt almindelige brugere, er der uendeligt meget plads i Gmail, du behøver derfor ikke at slette mail for at sikre dig, at der er plads til den nye mail, der kommer ind.

Min egen hovedregel hedder, at hvis det er en mail, jeg er helt sikker på, at jeg aldrig nogensinde skal bruge igen – typisk opdaterings notifikationer eller lignende – så bliver den slettet, men er der en chance for at jeg måske skal bruge den igen, så ryger den i arkivet.

Screen Shot 2014-01-06 at 23.29.34Når du står på en mail, er der nogle knapper øverst, og her til venstre er de tre “slip af med mailen” knapper vist (samt tilbage længst til venstre).

Knapperne er “arkiver” (genvejstast “e”), spam (stop tegn med udråbstegn) og slet.

Der er smarte værktøjer i indstillinger

Der er en masse smarte redskaber du kan bruge under indstillinger, og alt for mange til at beskrive dem alle her, men et par højde punkter inkluderer:

  • Conversation View – som forsøger at samle mail dialog i tråde – så svar på mails vises sammen med den originale mail. Det virker ret godt, men kræver lidt tilvænning, hvis man er vandt til at mails blot dukker op som “selvstående beskeder”.
  • Vacation responder – her kan du sætte autosvar på din mailbox, så folk, der sender mail får et autosvar.
  • Accounts – Hent post fra andre/gamle mailbox’e. Det kan f.eks. bruges, hvis du har skiftet til Gmail for nyligt, eller du har mange mailbokse, som du holder øje med.
  • Grant access to your account – Du kan give andre gmail-brugere adgang til din mail, hvis du har brug for det – også uden de får dit brugernavn og password.
  • Labs – Her dukker der en gang imellem eksperimentielle funktioner op (og nogle forsvinder igen, mens andre opgraderes til “fuldt gyldige funktioner” i GMail).
  • Themes – Her kan du vælge en blandt en palette af Team’er til Gmail, så dens udseende bliver anderledes, hvis du foretrækker andre farver/et andet udseende. Dette kan specielt være praktisk, hvis man har adgang til flere Gmail bokse, og nemt vil kunne skelne mellem dem.

Dette var en grundlæggende introduktion til nogle af funktionerne i GMail. Du kan løbende følge med i hvilke ændringer, der sker med Gmail på den officielle blog.

Gmail – til tasterne

Jeg har igennem flere år brugt Gmail, som min primære mailboks, men brugte normalt Thunderbird til at læse mailen, ikke web-interfacet. For nogle måneder siden startede jeg dog et forsøg med helt at droppe at bruge mailprogrammet, og udelukkende benytte Gmails webinterface.

Det er sådan set godt rimeligt godt. Jeg kan specielt godt lide, at alle indstillinger, opsætninger (f.eks. noget så enkelt som ens footer/signatur) virker og er den samme uanset om man er på sin hjemme- eller arbejdscomputer. Nogle ting har også krævet en del tilvænning (f.eks. at Gmail generelt samler mail “samtaler” i tråde) og det derfor fungerer lidt anderledes end man er vandt til (det kan ændres, men jeg kan bedst lige at bruge ting så meget “standard”, som det er muilgt.

En af de ting, som jeg specielt gerne vil reklamere for med dette indlæg, er muligheden for at bruge tastatur genveje i Gmail. Der er nemlig en hel del indbygget, og de gør, at man kan benytte rigtigt meget af Gmail uden hele tiden at skulle skifte mellem mus og tastatur.

For at kunne benytte tastatur genvejene, skal der lige tændes for dem. Det gør man under tandhjulet i øverste højre hjørne og vælger “Mail settings” (eller mail indstillinger) og herunder findes indstillingen, der aktiverer dem (- du kan også bare klikke her for at få dem aktiveret på din Gmail). Når det er sket er de klar til brug. Der findes på Gmail Hjælp en oversigt over de forskellige genveje og den findes også i en print venlig udgave.

Hvis du som jeg har Gmail liggende i en tab, så kan man i de fleste browsere også benytte tastatur genveje til at skifte mellem tabs. I Google Chrome er det normalt alt + tal, hvor tallet er den nummer tab (talt fra venstre), som du vil skifte til.

Gmail som primær mailbox

Jeg kørte i 10 år en “unified email” strategi, hvor alt mails jeg fik – uanset om det var privat, fra studiet, fra arbejdet eller hvilken “identitet” det nu måtte være – røg ned i en samlet mailbox. Uagtet hvor praktisk det så end måtte være, så valgte jeg i foråret, at splitte mailboxen op i flere, så personlig post nu ryger i en mailbox, arbejde i en anden og endte med at have 4-5 forskellige mailboxe, der opsamler hver deres mail. I praksis har det været overraskende nemt, idet de mail programmer jeg bruger (Thunderbird og Mail.app) begge kan håndtere flere mailboxe og tømme alle boxe i et hug.

Gmail er jeg begyndt at bruge som den primære personlige postkasse, og det fungerer overraskende godt. Her er nogle af de observationer, som jeg har gjort mig efter et par måneder med Gmail:

  • Det er meget praktisk at vide, at al ens personlige post ikke ligger på ens egen harddisk, som kan gå i stykker hvert øjeblik det skal være og at man ikke behøver at bekymre sig om backup.
  • Det er også rimeligt fikst, at der er en webmail, der ligner en fuld mailklient.
  • Selvom man får meget post, så behøver man strengt taget ikke behøver at slette en mail nogensinde. Jeg får i hvert fald ikke mere mail end at de daglige plads udvidelser på Gmail normalt er størrere end mængden af indkommende mails.
  • Det tager lidt tid at lære sig selv ikke at sortere mails i hierarkier (når man har gjort det i 10 år), og i stedet for bare søge de ting frem man skal bruge – men det virker.
  • Gmail klienten til mobiltelefoner virker næsten til SonyEricsson P1i .
  • Gmail + Gcalendar fungerer fint med mac – specielt hvis man har købt SpanningSync så man kan synkronisere mellem Goggle Calendar og Mac’ens iCal.
  • Spamfilteret i Gmail virker… næsten. Det sker faktisk jævnligt at den laver “false positives ”. Det har foreløbigt kun være på ligegyldige mailingliste beskeder, det er sket, men lidt bekymrende er det.
  • Gmail’s Filtre er ikke så gode som Sieve . Det bliver forhåbentligt bedre.